15.02.2021

Что такое база кандидатов и как ее систематизировать

База кандидатов — неотъемлемая часть работы рекрутера. Это своего рода инструмент-помощник каждого HR-специалиста. Что делать, если у вас накопилось много резюме и не удается найти необходимого кандидата в базе? Разобраться получше в том, что представляет собой база кандидатов и как ее систематизировать нам поможет Светлана Гайдар, рекрутер компании Smart Solutions. 

Кандидаты без оффера: что делать 

В жизни каждого рекрутера рано или поздно наступает момент, когда хороших кандидатов становится больше, чем вакансий. Что же тогда делать с кандидатами, которые не получили job-offer, но владеют необходимыми навыками? Или с теми, кто отправлял отклики на вакансии, но по тем или иным причинам не подошли для этой позиции? 

  1. Дайте обратную связь.
  2. Сохраните этих кандидатов в свою базу. 

Что такое база кандидатов и как ее испольщовать, читайте ниже в статье👇🏻

Что нужно знать о базе кандидатов

База кандидатов HR-специалиста — это все соискатели, с которыми вы уже общались в ходе работы. Соискатели, которые присылали отклики на вакансию, или те, кого вам рекомендовали. Также это могут быть просто запоминающиеся резюме, на которые вы наткнулись самостоятельно в процессе поиска. 

Информация постепенно накапливается и в один момент вы понимаете, что где-то там, среди невероятно большого количества резюме, был один идеальный кандидат. Но теперь вы не можете с точностью вспомнить, где, когда и на каком ресурсе этот кандидат был найден. Справиться с этим вам поможет систематизация базы кандидатов. 

► Читайте также: Стратегия для быстрого и качественного закрытия вакансии

Определитесь, для чего вам нужна база кандидатов: для внутреннего использования, если вы подбираете сотрудников себе в компанию. Или для внешнего, если вы ищете кандидатов для компании-заказчика. С внутренним рекрутментом дела обстоят легче: здесь вы знаете, какие вакансии у вас есть уже и какие могут возникнуть в будущем. Когда вы формируете для себя базу, исходите из того, какая сфера и какие должности вам могут пригодиться. 

Решите, где и как сохранить информацию о кандидатах. Если вы работаете в крупной компании или рекрутинговом агентстве, то скорее всего у вас уже есть специальное программное обеспечение, такое как: CleverStaff, Hurma, AmazingHiring.

База кандидатов в Excel

Что делать, если в компании пока не предусмотрен бюджет на такого рода программы? Для этого мы подготовили несколько рекомендаций, как можно внедрить в работу обычный Excel:

1️⃣ Используйте листы-вкладки для каждой открытой вакансии, а также для тех, на которые можно просто сохранять подходящие резюме на будущее;

2️⃣ Если вы работаете в более крупной компании, то здесь удобнее будет сделать вкладки для отделов или департаментов. Также для какой-то определенной вакансии, к примеру, IT-специалиста, подойдут вкладки-скиллы; 

3️⃣ На случай, когда вкладок становится много, можно сделать отдельный реестр всех листов. Здесь можно писать перечень вкладок и ссылок, чтобы было удобно и быстро их найти и перейти; 

4️⃣ Что написать в середине вкладок? Прежде всего не забудьте об имени кандидата, укажите его контактные данные, должность и ссылку на резюме. Более серьезно подойдите к заполнению графы “Должность”, чтобы информация о кандидатах была структурирована по этому параметру. Также используйте слова-теги, чтобы быстрее выполнить сортировку должностей. Так в дальнейшем вы сэкономите свое время при поиске нужного человека;

5️⃣ Делайте пометки по существующим вакансиям: на каком этапе находится кандидат, сколько прошло собеседований и не забывайте оставлять обратную связь по итогам собеседований. Так вы увидите полную картину того, в какую сторону движется вакансия. 

► Читайте также: 11 причин нанять украинских разработчиков ПО для IT-аутсорсинга

Компания Smart Solutions — ведущий провайдер услуг аутсорсинга и управления персоналом с 2009 года. Мы закрываем вакансии для украинских и международных компаний. Выбирая Smart Solutions вы получаете:

  • Соответствие всех процедур нормам законодательства Украины
  • Высокий профессиональный уровень исполнителей услуг
  • Гибкость в отношениях с клиентами и индивидуальный подход.

Команда Smart Solutions уверенна, что успех компании создают люди, работающие в ней. Именно поэтому мы помогаем бизнесу решать кадровые вопросы за минимальный срок. Нажмите на кнопку, чтобы оставить заявку на подбор персонала 👇🏻